Создание единой платформы электронного документооборота для Группы ЧТПЗ

Цели и задачи проекта

Неотъемлемой частью корпоративной культуры Группы ЧТПЗ являются современные информационные технологии. В 2016 году руководство компании приняло решение о создании единой платформы электронного документооборота для всех предприятий группы. На тот момент в трубном дивизионе Группы ЧТПЗ использовали систему Documentum, и ИТ-специалисты рассматривали возможность ее тиражирования. Однако решение оказалось сложным для развития и не позволяло объединить все подразделения.

Для реализации проекта были определены основные цели:

1. Обеспечить возможность работы в системе вне офиса.
2. Предоставить пользователям удобный инструмент для создания, согласования и утверждения документов, в том числе междивизиональных.
3. Перевести в электронный вид работу с конфиденциальными документами.

Особенности проекта

За десять лет использования Documentum сформировался архив ценных исторических данных. Команде проекта предстояло не только перенести данные в Directum, но и разработать варианты оптимальной организации бизнес-процессов — это и стало первым этапом проекта внедрения.

Решение задач

Внедрению новой системы предшествовало экспресс-исследование организации — проведен опрос ключевых специалистов заводов в Челябинске и Первоуральске, на основе которого консультанты Directum подготовили проектные решения.

Проект стартовал в мае 2017 года в Челябинском трубопрокатном заводе и Первоуральском новотрубном заводе, которые входят в трубный дивизион Группы ЧТПЗ. Основным способом доступа к системе стал веб-клиент, который дает пользователям возможность работать через любой браузер. В первую очередь, в цифровой вид были переведены ключевые направления взаимодействия:

• классическое делопроизводство и организационно-распорядительный документооборот;
• работа с нормативными документами;
• работа с документами интегрированной системы менеджмента;
• управление совещаниями.

Интеграция Directum в ИТ-инфраструктуру предприятия — следующий важный этап внедрения. Специалисты внедрения настроили взаимодействие СЭД с несколькими экземплярами 1С и ERP-платформой собственной разработки ЧТПЗ для синхронизации данных в части контрагентов и кадровой структуры.

Особое внимание в проекте отводилось автоматизации конфиденциального делопроизводства с соблюдением Федерального закона № 98 «О коммерческой тайне». С учетом пожеланий службы безопасности в системе было организовано хранение электронных документов с грифом секретности, а также их обмен между удаленными подразделениями. Однако наиболее важную роль сыграла интеграция СЭД с DLP-системой: при открытии документа с грифом формируется PDF для чтения, которая содержит штамп с информацией о получателе копии, дате и времени открытия — с этого момента перемещение копии или попытки отправить ее во вне отслеживаются.

Преобразования затронули и процесс организации совещаний в компании. Встречи по-прежнему инициируется в привычном для пользователей Microsoft Outlook, после чего информация отправляется в Directum для создания необходимых документов. Все решения по совещаниям фиксируются в карточке системы, из которой автоматически формируется протокол и задачи на исполнение.

Результаты проекта

С декабря 2017 года к работе в Directum приступили 3 000 человек: от рядовых сотрудников до руководителей высшего звена. Опыт внедрения СЭД в трубном дивизионе был тиражирован силами специалистов группы на нефтесервисный и ломозаготовительный дивизионы. Сегодня число пользователей выросло до 9 000 человек.

Сотрудники ЧТПЗ отмечают существенное сокращение нагрузки на обработку документов, а среди преимуществ выделяют:

• согласование междивизиональных документов стало проще: теперь дивизионы ЧТПЗ работают в одной системе;
• доступ к системе возможен через любой браузер или через мобильные приложения Directum Solo и Directum Jazz;
• исключена двойная регистрация и дублирование входящих документов;
• создание, согласование и утверждение документов занимает меньше времени благодаря утвержденным автозаполняемым шаблонам и настроенным маршрутам;
• движение документов, содержащих коммерческую тайну, легко отследить и предотвратить утечку данных.